Escopo de projeto aberto: o que é e quais são as vantagens?

 
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O escopo de projeto especifica as orientações de um serviço de TI. Sendo assim, o desenvolvimento e a implantação do escopo devem seguir o prazo, o orçamento, o modelo de trabalho e os demais requisitos estabelecidos previamente nesse documento para a entrega de produto de acordo com as funções e características determinadas.

Definir o escopo de um projeto é uma atividade central na gestão de projetos, sendo talvez o passo mais importante antes de prosseguir com o desenvolvimento em si. Podemos definir o escopo de um projeto como aquilo que a empresa desenvolvedora se obriga a entregar ao cliente.

É o escopo que serve de norte para orientar o planejamento, o acompanhamento e a execução do projeto.

O que é um escopo de projeto?

Um escopo de projeto bem trabalhado e definido auxilia na redução de falhas de execução ao longo do percurso de desenvolvimento, e ajuda a antecipar os maiores riscos associados à sua conclusão. Outra vantagem é a de ajudar a formar estratégias preventivas que evitem situações de atraso, erros ou retrabalhos.

Os benefícios também não se limitam à conclusão do projeto em si: o escopo também contribui para a fluidez e a harmonia entre os membros da equipe de trabalho. Ao estabelecer a divisão de tarefas, há um ganho de eficiência e produtividade do time, o que ajuda a evitar discussões, conflitos e outros atritos, contribuindo para a manutenção de um bom clima organizacional.

Até aqui fica muito claro que o maior objetivo de um escopo de projeto é estabelecer as bases para a entrega de um produto final de excelente qualidade no menor espaço de tempo possível. Para atingir esse resultado, existem basicamente duas metodologias utilizadas para o gerenciamento de projetos, que são a de escopo fechado e a de escopo aberto.

O que é um escopo de projeto fechado?

O objetivo deste artigo é revelar algumas das principais vantagens de um escopo de projeto aberto em relação a um escopo fechado. Para isso, primeiramente é preciso que você compreenda bem quais são as diferenças entre eles.

Quando nos referimos a escopo fechado, estamos apenas descrevendo como foi negociada a entrega do projeto com o cliente. Esse modelo de contratação é mais elaborado e mais bem definido em relação aos recursos necessários para a sua execução.

Essa definição prévia de recursos confere uma percepção de risco menor ao contratante, pois representa uma garantia de não extrapolação do orçamento e do prazo estabelecido anteriormente no cronograma.

Empresas que optam por esse modelo de contrato o fazem com o intuito de transferir a responsabilidade para o desenvolvedor no caso de não cumprimento dos prazos e demais itens do escopo.

Outra característica do escopo fechado é a não aceitação de modificações de projeto. O que será entregue ao contratante será exclusivamente o que foi acordado em contrato. Novas modificações serão consideradas como novos projetos e vão demandar contratos diferentes.

O que é um escopo de projeto aberto?

Nesta altura do texto, é importante mencionarmos que independentemente da forma de contratação (escopo fechado ou aberto), ambos podem adotar diferentes modelos de desenvolvimento ou gerenciamento.

Como exemplo podemos citar os gerenciamentos cíclicos ou sob demanda, em que cada uma das fases de produção de um projeto são revisadas ao mesmo tempo em que são desenvolvidos, além das metodologias ágeis como o Scrum e Kanban.

Já os projetos de escopo aberto têm muitos pontos positivos. Um desses pontos é que, por ser um serviço prestado sob demanda, toda a cobrança fica vinculada à execução de alguma parte do projeto. No escopo aberto, o cliente pode pagar semanalmente, quinzenalmente, mensalmente ou em qualquer outro período que seja acordado no contrato.

A grande vantagem é que normalmente existe algo entregue quando o cliente faz o pagamento. Por exemplo: a equipe faz entregas semanais e o cliente paga quinzenalmente, então o contratante sempre vê valor agregado e resultados concretos conforme realiza seus pagamentos.

É importante destacar que discussões para o alinhamento das características do projeto são muito menos frequentes e o cliente também não tem a necessidade de investir recursos financeiros logo no início da contratação — e muito menos comprometer o fluxo de caixa futuro do negócio com um parcelamento.

A facilidade para solicitar novos desenvolvimentos e modificações conforme as necessidades do contratante ao longo do tempo, proporcionando mais flexibilidade, é outra característica marcante do escopo de projeto aberto.

Assim é possível incluir, excluir ou modificar diferentes itens de um projeto sem a necessidade de aditivos de contrato e outras burocracias — como reuniões e outras paralisações desnecessárias, presentes em projetos de escopo fechado.

O escopo aberto algumas vezes não é bem visto por alguns clientes devido às dúvidas sobre a entrega dos projetos. Essa é uma dúvida comum, mas infundada, pois a execução do trabalho é diretamente relacionada à disponibilidade e ao comprometido entre fornecedores e contratantes.

Sendo assim, cabe ao gerente responsável pelo projeto o controle e a medição da quantidade de horas necessárias para a conclusão, bem como sobre o tempo de encerramento.

Escopo de projeto aberto não significa lentidão na execução e muito menos irresponsabilidade com o orçamento. Pelo contrário: contratos sob demanda são executados conforme os escopos predefinidos, contando com a possibilidade de alterações ao longo do tempo de relacionamento.

As alterações desejadas serão efetuadas como o intuito de cumprir com as prioridades de requisitos e valor do cliente contratante.

Quais são as vantagens do escopo de projeto aberto?

Acreditamos que o contratante só tem a ganhar com escopo de projeto aberto, pois o compromisso fica com a inovação, e não com um contrato “amarrado”.

Entre as vantagens de um projeto de escopo aberto, estão:

  • flexibilidade nas datas de entrega;

  • contratação da equipe por horas trabalhadas;

  • acompanhamento das entregas à medida que o projeto é realizado — e não apenas quando ele está finalizado;

  • liberdade para fazer alterações.

Podemos resumir o quadro da seguinte maneira: com o escopo fechado o contratante conta com a ciência sobre o seu custo e prazo de entrega, sem surpresas. No entanto, pode arcar com a desvantagem de receber ao final da execução um produto já defasado ou com grandes dificuldades em evoluir.

Esse é um ponto muito grave em relação ao escopo fechado, pois a velocidade de reação em mercados extremamente inovadores e competitivos como os atuais é um fator-chave para a sobrevivência de qualquer negócio.

Em um escopo aberto, por sua vez, não há o conhecimento prévio sobre custos e prazos, mas há a liberdade de mudar prioridades, pausar ou adiantar processos, ampliar o time ou até mesmo mudar a ideia inicial por completo. No desenvolvimento ágil, no qual se baseia um escopo aberto, não é necessário contratar uma empresa, mas horas de trabalho.

Essa flexibilidade no desenvolvimento permite a entrega do produto em parte menores, ou por etapa com acompanhamento regular. Assim é possível realizar alterações e fornecer feedbacks rapidamente em cada fase, evitando que os produtos sejam entregues já defasados.

Os processos ágeis se moldam às situações e proporcionam as mudanças necessárias para que o contratante obtenha vantagens competitivas.

Os benefícios de um escopo aberto podem ser usufruídos tanto por empresas quanto por clientes. Ao adotar esse método, os clientes ficam mais atentos sobre como estão sendo utilizadas as horas contratadas. Como consequência, os contratos abertos são muito transparentes, o que configura uma grande vantagem para os consumidores desse serviço.

Como aprendemos ao longo deste artigo, no escopo de projeto aberto o cliente tem mais liberdade no desenvolvimento e paga não por estimativas, mas pelo que foi efetivamente realizado.

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